Registro horario: cómo cumplir con la nueva ley mediante un software especializado

La nueva reglamentación para el cumplimiento del registro horario previsiblemente estará en pleno funcionamiento en 2026.

Eso significa que muchas empresas que hasta ahora realizaban el control horario mediante hojas de papel o Excel ya no podrán utilizar este sistema. Tendrán que usar un software de registro horario, lo que obligará a muchas empresas y autónomos a adaptarse.

¿Qué dice exactamente la nueva ley sobre el registro horario?

Técnicamente, no se trata de una ley, sino de una nueva reglamentación que está en trámite y se espera que entre en vigor para 2026. Tras haber fracasado la reforma del Estatuto de los Trabajadores, el cambio se realizará mediante un reglamento.

Esta nueva regulación está orientada a evitar que los registros horarios se puedan alterar o manipular a posteriori. Los trabajadores deberán poder ver y descargar su registro en cualquier momento, y las empresas entregar un resumen mensual con horas trabajadas, incluyendo las horas extraordinarias.

Además, la Inspección de Trabajo, los representantes sindicales y las personas trabajadoras de la empresa tendrán derecho a poder consultar los datos relativos a las horas trabajadas.

¿Qué empresas están obligadas a llevar registro horario?

Todas las empresas que cuenten con personas empleadas tendrán que cumplir con la normativa del registro horario digital.

Esto aplica para contratos a tiempo parcial o total, independientemente del número de horas trabajadas por la persona empleada, o el tipo de contrato.

Requisitos mínimos que debe cumplir el sistema de registro

El registro horario es obligatorio y debe hacerse mediante medios electrónicos o digitales. No se permitirá biometría para este tipo de fichajes. Los registros tienen que ser “objetivos, fiables y accesibles” para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Los datos deberán conservarse hasta 4 años.

¿Qué información debe registrarse obligatoriamente?

Los datos obligatorios serán los siguientes: hora de inicio, hora de salida, descansos y pausas y tipo de horas (ordinarias o extraordinarias).

Sanciones por incumplir con el registro de jornada

Otro de los cambios significativos es que las sanciones ya no se aplicarán por empresa, sino por cada persona trabajadora con la que se está incumpliendo la regulación del registro horario.

Estas infracciones pueden ir desde los 1000-2000 euros por persona empleada para las infracciones leves, alrededor de 2001 a 5000 euros para infracciones graves y hasta 10.000 euros por persona empleada para las infracciones de carácter muy grave.

¿Cuánto puede costar no llevar el registro horario correctamente?

No tener un registro digital válido, completo o exacto puede considerarse una infracción grave, sancionada por hasta 5000 euros por cada persona empleada.

En este sentido, cuanto más grande sea la empresa y más personas empleadas tenga, para las cuales no se esté cumpliendo con la normativa, las consecuencias pueden ser mayores.

¿Cómo funciona un software de registro horario?

El funcionamiento de un sistema de registro horario digital es muy sencillo y está diseñado para que las personas puedan conectarse y fichar desde cualquier lugar.

Sistemas de fichaje digital

Las personas empleadas fichan el inicio y finalización de jornada, así como los descansos y las pausas.

Registro desde múltiples dispositivos: móvil, tablet, ordenador, terminal

Lo pueden hacer mediante un ordenador o una app móvil, de manera sencilla.

Geolocalización y control de presencia en remoto

La empresa, mediante geolocalización y sistemas de control de presencia digital, puede saber dónde se encuentra la persona empleada, las tareas que ha realizado y los fichajes que se han realizado.

Integración con software de nóminas y departamento de RRHH

Algunos sistemas de registro horario, como Zucchetti HR, facilitan la integración con sistema de nómina y permiten automatizar la inclusión de las horas extraordinarias para aplicarlas automáticamente en la nómina.

¿Cuánto cuesta un sistema de registro horario digital?

Un sistema de registro horario digital puede tener un precio relativamente económico, depende en todo caso del tamaño de la empresa y de la organización.

Lo ideal es no trabajar con herramientas aisladas, sino con un software de gestión de RRHH que facilite la integración de todos los procesos de Recursos Humanos, desde el registro horario a las nóminas.

Cumplir la ley ya no es complicado con un software de registro horario

Hoy día existen diferentes soluciones que facilitan llevar un registro horario digital de las horas trabajadas y cumplir la nueva norma.

En este sentido, el proceso de adaptación puede ser muy sencillo y las empresas pueden empezar desde ya mismo a modificar su sistema de control de las horas trabajadas para evitar el riesgo de sanciones.